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Todo lo que necesita saber sobre los eventos virtuales

Desde hace aproximadamente un año, el término «evento virtual» se ha convertido en parte de nuestro lenguaje cotidiano. Desde las reuniones de Zoom o Microsoft Teams, hasta los eventos en directo a gran escala utilizando plataformas como Livestream, nuestros métodos de networking han dado un giro digital.

Si no ha considerado un evento virtual hasta ahora, esta es la mejor manera de empezar a aprender cómo pueden beneficiar a su organización. Al igual que los eventos regulares, puedes hacerlos tan grandes o pequeños como quieras para satisfacer tus necesidades específicas. En esta entrada del blog cubriremos todos los aspectos de la organización de un evento virtual y haremos algunas sugerencias que tal vez quiera utilizar en el futuro.

¿Qué es exactamente un evento virtual?

Los eventos virtuales son experiencias compartidas en directo, organizadas en un entorno en línea con un grupo de personas con un interés mutuo en un tema concreto. Estos «eventos virtuales» pueden adoptar la forma de un seminario web o de una transmisión en directo que incluya interacciones totalmente en vivo o una mezcla de material en directo y otro pregrabado. Pueden organizarse internamente para una audiencia cerrada de equipos de personal únicamente, o puede optar por un evento externo que incluso puede ser de pago y ofrecer el mismo tipo de experiencia que un gran evento en persona con salas de descanso virtuales y abarcar un período de varios días.

También tiene la opción de crear un evento virtual de pago. Estos tienen sus propias ventajas, especialmente si se trata de un evento con entrada. Son las siguientes;

Generación de clientes potenciales

Si los asistentes a sus eventos son de pago, es más probable que se concentren y participen en el contenido en lugar de saltar de una sesión a otra como si fuera un evento gratuito. Puede que tenga menos asistentes, pero serán de alta calidad y tendrán un interés genuino en los temas que está tratando. Esto, a su vez, ayudará a generar clientes potenciales de mayor calidad con los que podrá hacer un seguimiento tras el evento para convertirlos en ventas o en una audiencia para un futuro evento que pueda organizar.

Amplíe su alcance

Sabemos que no es la situación más ideal trasladar su evento a una plataforma virtual, pero una consideración importante es que le hace más accesible. Todo lo que su público necesita es una conexión estable a Internet y su evento puede verse desde cualquier parte del mundo, sin que los asistentes tengan que pensar en los viajes, el alojamiento y otros gastos. La ventaja de la modalidad virtual es que, al igual que ocurre con todas las plataformas digitales, se pueden ver las grabaciones si no se ha podido asistir en directo.

Generación de ingresos

Todo depende de su modelo de negocio, pero organizar eventos virtuales con regularidad puede convertirse en otra forma de generar ingresos para su organización. Considere la posibilidad de cobrar una cuota de suscripción o de pago por ver los eventos, las clases, los cursos en línea y la formación de forma recurrente. Esto perdurará mucho tiempo después de que la pandemia haya terminado.

Asequible

La producción de un evento siempre tiene un precio, pero los eventos virtuales suelen costar mucho menos que los presenciales. En lugar del tiempo y el dinero que se necesita para encontrar un lugar, pagar por dicho lugar, reservar el catering, el apoyo audiovisual, los presentadores de fuera de la ciudad y la lista continúa. Podemos producir eventos virtuales asequibles de cualquier tamaño, ya sean híbridos o completamente virtuales con presentadores remotos que se traen a través de Zoom o una plataforma de videoconferencia similar.

Aspectos a tener en cuenta

Algunos aspectos importantes a tener en cuenta para su evento virtual son los siguientes:

  • ¿Va a realizar un evento híbrido o completamente virtual?
  • ¿Cuántos presentadores habrá?
  • ¿Habrá patrocinadores?
  • ¿Cómo se inscribirán los asistentes al evento?
  • ¿Va a ser de pago?
  • ¿Necesita incluir algún contenido pregrabado?

Estas preguntas y muchas más le ayudarán a decidir el mejor enfoque para su evento virtual y le permitirán prepararse.

Formatos virtuales

Hay muchas formas de producir un evento virtual en directo. Puede optar por lo que llamamos un «evento híbrido», en el que el presentador y quizá uno o dos presentadores se encuentran en el estudio y se incorporan varios presentadores a través de Zoom o soluciones de videoconferencia similares. Todas estas transmisiones se mezclan y cambian en directo en la transmisión en vivo del evento utilizando nuestra tecnología en el estudio o en el lugar. Tenemos la posibilidad de transmitir desde su edificio, un lugar diferente o desde nuestro espacio de estudio totalmente equipado. El otro tipo de evento es completamente virtual, en el que todos los presentadores son traídos desde fuentes remotas. También tenemos la posibilidad de incluir contenido pregrabado si este es el método preferido por algunos presentadores. También es posible filmar, grabar y producir toda una presentación o un evento por adelantado y transmitirlo en una fecha posterior. Esto le permite una mayor flexibilidad a la hora de crear una serie de vídeos que puedan transmitirse de forma regular.

Las posibilidades son infinitas. Sabemos que los eventos presenciales no serán completamente sustituidos por el formato virtual, pero considérelos como otra herramienta de marketing que puede utilizar cuando sea el momento adecuado. En la productora audiovisual Málaga Sir Thomas estarán encantados de discutir las opciones disponibles y trabajar con usted para crear un evento que se adapte a sus necesidades.

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