A medida que una organización crece y se desarrolla, también aumenta su necesidad de sistemas mejores y más avanzados. En algún momento del crecimiento de toda organización, es necesario un cambio importante a un nuevo sistema de planificación de recursos empresariales para racionalizar las operaciones y mejorar la eficiencia.
ERP es el acrónimo de Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales) y es una propuesta importante para cualquier organización empresarial. Además de la importante inversión monetaria y el mantenimiento, también hay costes en términos de recursos y tiempo dedicados. Por lo tanto, antes de iniciar cualquier proyecto de ERP en una empresa, es esencial asegurarse de que toda la organización conoce y entiende la estrategia y las razones del cambio.
Tenga en cuenta que nada tiene un impacto más significativo y profundo en el éxito a largo plazo de un sistema ERP que la calidad de la implementación. Si se hace bien, es más probable que una empresa vea un mayor retorno de la inversión (ROI) en mucho menos tiempo. Por otro lado, si la implantación está mal planificada y ejecutada, es probable que una empresa pierda mucho dinero y tiempo sin ver los beneficios significativos de un ERP.
¿En qué consiste la fase de implantación de un sistema ERP?
En la fase de implantación, las empresas se esfuerzan por sincronizar sus procesos empresariales actuales con el paquete ERP. Para satisfacer las necesidades específicas y únicas de la empresa, puede ser necesaria la personalización del software ERP para lograr resultados óptimos, señala la empresa Galdón Software. Esta fase también incluye la prueba del software ERP y la formación de los empleados en el nuevo sistema.
Probar los datos, procesos y procedimientos antes de poner en marcha el sistema ERP es esencial para reducir el riesgo de errores una vez implantado el sistema.
Fase 1 de la implantación del ERP: diagnóstico y análisis
En esta fase se estudian los elementos necesarios para poner en marcha el proyecto. Y, definir las actividades necesarias para iniciar y planificar de forma sostenible todo el proyecto.
Objetivos
Los principales objetivos de esta fase de los proyectos son
- Crear y aprobar la carta y el plan del proyecto.
- Participar en la reunión de inicio del proyecto
- Documentar y aprobar los requisitos funcionales.
- Entregables
- Carta del proyecto
- Plan del proyecto
- Registro de riesgos y problemas
- Documento de requisitos funcionales
- Hoja de cálculo del análisis de carencias
Descripción de la fase
La fase de análisis comienza con las reuniones de lanzamiento del proyecto, diseñadas para ofrecer a las partes interesadas una visión general de la visión, el alcance, los objetivos, los indicadores clave de rendimiento y los beneficios del proyecto. Tras el lanzamiento del proyecto, el equipo de planificación del proyecto finaliza la carta y el plan del proyecto.
Durante la fase de análisis, la recopilación y documentación de los requisitos empresariales del cliente son actividades que deben llevarse a cabo durante la implantación de Microsoft Dynamics.
A continuación, el equipo de formación realiza la presentación de la solución y registra los requisitos de formación, mientras que el equipo de consultoría registra los requisitos de migración de datos. El equipo tecnológico capta los requisitos no funcionales, evalúa la infraestructura y ofrece recomendaciones sobre qué entornos configurar y cuáles no.
Una vez documentados los requisitos, se analizan y revisan con el cliente para su aprobación final. Esto constituye la base del ámbito de aplicación.
Fase 2 de la implantación del ERP: diseño
Esta etapa consiste en la elaboración de los documentos de diseño, la finalización del diseño de la migración de datos y el establecimiento de los criterios de prueba.
Objetivos
El objetivo principal de esta fase es definir cómo se implementarán los requisitos empresariales. En el caso de los proyectos de mejora, el objetivo de la fase de diseño es definir cómo se llevará a cabo la mejora técnica.
Los objetivos específicos de la fase de diseño incluyen, entre otros, los siguientes
- Formación del equipo principal.
- Configuración de la solución Microsoft Dynamics
- Documentación de los ajustes – configuraciones en el documento de diseño funcional
- Especificaciones de diseño funcional para cada cambio de sistema,
- Especificaciones de diseño funcional y mapeo para la integración e interfaces en el FDD, y desarrollo del plan de integración e interfaces.
- Especificaciones de diseño funcional y mapeo para la migración de datos al DDF y desarrollo de un plan de migración de datos.
- Documentos de diseño técnico de las brechas basados en los diseños funcionales aprobados por el cliente.
- Entregables
- Formación básica del equipo
- Documentos de diseño funcional
- Documentos de diseño funcional para los requisitos identificados como deficiencias
- Documentos de diseño funcional para los requisitos de integración e interfaz
- Documentos de diseño funcional para los requisitos de migración de datos
- Documentos de diseño técnico
- Documento de diseño de la solución
Descripción de la fase
En el caso de los nuevos proyectos de implantación, la fase de diseño se basa en la fase de análisis anterior, actuando sobre los resultados. Termina con la finalización del documento de diseño de la solución, el documento de diseño funcional y los documentos de diseño técnico. Se obtiene el visto bueno del cliente para todos los elementos de diseño y las estimaciones finales, y el equipo de desarrollo se prepara para el esfuerzo de desarrollo.