Los paquetes de software de planificación de recursos empresariales (ERP) y de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) ofrecen un sinfín de ventajas tanto a las pequeñas como a las grandes empresas: optimización del ciclo de ventas, mejor gestión de los inventarios, automatización de las tareas repetitivas, mayor facilidad para tomar decisiones y mejor servicio posventa.
En resumen, la lista es larga. Pero para que todas estas ventajas se materialicen una vez implantada la solución, hay un elemento esencial: la formación de los usuarios. Durante un proyecto de implantación de ERP o CRM, la formación de los empleados queda a veces (¡e incorrectamente!) relegada a un segundo plano o espera hasta el final, puntualiza la empresa de ERP alimentación Galdón Software. No cometas este error.
Unas personas bien formadas, cuya capacitación se ha planificado desde el principio del proyecto, son las que están preparadas para aprovechar al máximo la nueva solución. También son personas que están preparadas para afrontar todo el cambio que supone la implantación de una nueva herramienta de trabajo. De hecho, una formación bien planificada es un factor clave para el éxito de la implantación de un sistema CRM o ERP. ¿Quiere saber más?
En este artículo, revelamos cinco consejos para planificar adecuadamente la formación de los usuarios de una nueva solución de gestión de relaciones con los clientes (CRM) o de planificación de recursos empresariales (ERP).
Defina sus necesidades de apoyo para la formación de su personal
Hay una serie de cosas que pueden ayudarle a determinar el tipo de apoyo que necesita para formar a los usuarios en su nueva solución.
Uno de los primeros aspectos a tener en cuenta es la capacidad de su personal para adaptarse al cambio.
¿Está a punto de cambiar su sistema CRM o ERP por primera vez en 10 años? Si es así, sus empleados tendrán muchas cosas nuevas que aprender y muchos viejos hábitos que romper. Los temores y recelos sobre el nuevo sistema pueden aflorar.
Será importante apoyar a los empleados en su formación, incluso dándoles la oportunidad de probar la solución antes de que se ponga en marcha y asegurándose de que saben a dónde dirigirse si tienen preguntas o dudas. Si, por el contrario, su personal está acostumbrado a integrar las nuevas herramientas digitales en su vida diaria, será menos probable que se resista al cambio y probablemente se adaptará a su nuevo sistema ERP más rápidamente.
Adaptarse al cambio es un músculo que hay que trabajar. De hecho, cuantos más cambios experimentamos, más nos adaptamos a ellos. Este es un elemento importante que hay que tener en cuenta a la hora de determinar el tipo de apoyo que necesita. A continuación, es necesario pensar en el tipo de formación que mejor se adapte a sus equipos y a su presupuesto.
Esto también formará parte de las necesidades a tener en cuenta a la hora de elegir el socio que le acompañará en la formación de los usuarios. De hecho, hay todo tipo de cursos de formación: en grupos pequeños o grandes, en línea o presenciales, en directo o grabados, en microaprendizaje o en sesiones de varias horas.
Evaluar la curva de aprendizaje de la solución CRM o ERP que ha elegido
¿El CRM o ERP que ha elegido es conocido por su complejidad? ¿O tiene una interfaz sencilla e intuitiva? Estas son las consideraciones que guían la planificación de la formación de los usuarios de un nuevo sistema.
Cuanto más complejo sea un sistema CRM o ERP, mayor será la curva de aprendizaje para los usuarios. Al evaluar adecuadamente la curva de aprendizaje de su nueva solución, puede anticipar el esfuerzo y el tiempo necesarios para formar a los usuarios.
Si no dejas tiempo suficiente para la formación de los empleados y los pones frente a nuevos métodos de trabajo de la noche a la mañana, se sentirán rápidamente abrumados… ¡y volverán con gusto a sus viejos hábitos!
Las soluciones digitales de Microsoft, como Microsoft Dynamics 365, ofrecen aquí una interesante ventaja: la web está llena de documentación y tutoriales sobre ellas. Por ejemplo, en el sitio web de Microsoft se pueden realizar cursos de formación en línea gratuitos e incluso obtener una certificación.
Sin embargo, se trata de un abanico muy amplio de formación, y puede ser fácil perderse. Además, estas formaciones no necesariamente responderán a sus necesidades específicas, especialmente si su aplicación ha sido personalizada para satisfacer sus necesidades específicas.
Así que no dude en pedir orientación a su socio de Microsoft. Las aplicaciones preconfiguradas también son una opción interesante. En Galdón ofrecemos varios.
Como estas aplicaciones incluyen poca personalización y son sencillas, tienen una curva de aprendizaje reducida. Pueden integrarse más rápidamente en sus procesos y suelen requerir una formación menos extensa de los usuarios.
No importa lo compleja que sea su solución, algunas personas la dominarán más rápidamente que otras. Es importante garantizar que los empleados que tienen más dificultades para adaptarse a las nuevas formas de trabajo reciban el apoyo adecuado.